Datenschutzrechtliche Information für Beschäftigte

Mit den nachfolgenden Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und den Ihnen nach dem Datenschutz zustehenden Rechte möchten wir als Unternehmen unseren Pflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO nachkommen. Diese Informationen gelten für alle Beschäftigten unabhängig davon, ob es sich um Arbeits-, Praktikanten-, Ausbildungs- oder Werkstudentenverträge oder Verträge für Studenten im dualen Studium handelt. Soweit nachfolgend im Arbeitsrecht gebräuchliche Begriffe verwendet werden, dient dieses lediglich der Vereinfachung und hat keine Auswirkungen auf den jeweiligen Rechtscharakter eines Vertragsverhältnisses. Alle Begriffe sind entsprechend auszulegen. Zudem wird aus Gründen der Lesbarkeit im Folgenden darauf verzichtet, geschlechtsspezifische Bezeichnungen zu verwenden. Die vertraglichen Regelungen gelten für alle Geschlechter (m/w/d) gleichermaßen.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden aufgrund der Regelungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu), weiterer maßgeblicher Gesetze (zum Beispiel BetrVG, ArbZG) sowie anderer gesetzlicher Regelungen wie Geldwäsche-, Steuer- und Sozialversicherungsgesetz, etc.

Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG-neu. Soweit für Sie relevant, werden daneben Kollektivvereinbarungen (Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 88 Abs. 1 i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG-neu sowie Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 a), 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG-neu als datenschutzrechtliche Erlaunisvorschrift herangezogen.
Wir müssen unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen. Zu diesem Zweck müssen wir ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG-neu.
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (zum Beispiel Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG-neu). Insbesondere verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund des berechtigten Interesses zur Abwehr und Schutz vor Cyberangriffen oder zur Aufrechterhaltung und Überprüfung unserer IT.
Wenn wir die Datenverarbeitung auf Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung stützen, dann haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Dieses bedeutet für Sie, dass wir für die Zukunft Ihre Einwilligung nicht mehr als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung nutzen dürfen.

Welche personenbezogenen Daten oder Datenkategorien verarbeiten wir von Ihnen?

Bei diesen personenbezogenen Daten handelt es sich insbesondere um Ihre Stammdaten, Kontaktdaten und Ihre Personaldaten. Es kann sein, dass wir personenbezogene Daten besonderer Art verarbeiten (Art. 9 DSGVO), insbesondere im Rahmen von eventuellen Krankmeldungen oder aufgrund steuerlicher Erfordernisse.


Kategorien	Beispiele
Stammdaten	Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit Geburtsdatum, Geburtsort/-Land Familienstand, Kinder
Kontaktdaten	private Anschrift, E-Mail-Adresse, Mobil-, Telefonnummer
weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis	Krankenkasse, Sozialdaten, Bankverbindung, Sozialversicherungsnummer, Gehaltsdaten, Steueridentifikationsnummer, Zeitwirtschaftsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-, sowie Aus- und Weiterbildungsdaten, Qualifikationen
Zusätzlich für Dienstwagennutzer	Führerschein-, Tankkartennutzungs-, Schadendaten
Zusätzlich bei Diensthandy	Dienstliche Mobiltelefonnummer

Woher können diese Daten stammen?

Grundsätzlich erheben wir alle Daten direkt bei Ihnen. In besonderen Fällen kann es jedoch sein, dass wir Daten von Dritten abfragen und von diesen erhalten. Insbesondere in den nachfolgenden Fällen:

Anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt.
Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse.
Bei Pfändungen Informationen über den zuständigen Gerichtsvollzieher.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden meine Daten verarbeitet?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt:

zur Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, zum Beispiel im Bewerbungsprozess, Einstellung,
zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses, zum Beispiel zur Gehaltsabrechnung, renten- und sozialversicherungsrechtliche Umsetzung, der Aus- und Weiterbildung, dem Kompetenzmanagement, der Zutrittssicherung, der Zeitwirtschaft.
Zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses: zum Beispiel zur Zeugniserteilung, zur Meldung an die Sozialversicherungsträger

Besondere Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses kann es sein, dass wir auch besondere Kategorien von Daten von Ihnen verarbeiten. Im Arbeitsverhältnis sind dies typischerweise

Gesundheitsdaten (Krankmeldung oder besondere Arbeitsplatzausstattungen aufgrund einer Erkrankung, Arbeitsunfälle, BEM-Verfahren)
Religionszugehörigkeit (Kirchensteuer)

Die rechtliche Grundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 9 Abs. 2 b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG. Denkbar ist auch, dass wir Ihre Daten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Abs. 1 b) BDSG verarbeiten.

Auch Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung kann Grundlage für die Verarbeitung sein (Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG) Wir holen Ihre Einwilligung insbesondere im betrieblichen Gesundheitsmanagement ein oder auch im BEM-Verfahren).

Für den Fall, dass wir Ihre Daten aus einem nicht benannten Grund verarbeiten müssen, werden wir Sie hierüber ausdrücklich informieren.

Wer kann meine Daten erhalten oder einsehen?

In unserem Unternehmen tragen wir dafür Sorge, dass nur Personen und Stellen Ihre Daten einsehen können, die dieses für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Aufgaben benötigen. Typischerweise ist dieses die Personalabteilung und Fachbereiche, die sich mit Ihrer Lohn-/Gehaltsabrechnung beschäftigen. Aber dies kann auch die Fachkraft für Arbeitssicherheit, der Strahlenschutzbeauftragter, der Sabotageschutzbeauftragter und die Schwerbehindertenvertretung sein.

Daneben setzen wir teilweise externe Anbieter ein, um unsere arbeitgeberseitigen Pflichten zu erfüllen. Die von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister sind durch Verträge an uns gebunden und handeln nur weisungsgebunden. Hierbei handelt es sich um:

Externe IT-Dienstleister
Entsorgungsfirmen für Daten
Telefonanlagenwartung
Drucker-, Kopiererwartungen
Software-Entwickler
Cloud-Dienstleister
Videokonferenz-Dienstleister
Webentwickler und deren Tools
Webhoster

Mit den aufgeführten Auftragnehmern und Dienstleistern bestehen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger übermitteln. Das ist notwendig, um die vertraglichen und/oder gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber zu erfüllen. Eine Übermittlung erfolgt zum Beispiel an:

Bank des Mitarbeiters (SEPA Zahlungsträger)
Betriebsärzte
Annahmestellen der Krankenkassen
Rentenversicherungsträger, Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen
Clearingstelle Finanzamt (ELSTAM Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen)
Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
(Familien-) Gerichte bei einem angeordneten Versorgungsausgleich im Falle einer Ehescheidung
Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
sowie sonstige Stellen, denen gegenüber aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen Erklärungen abzugeben sind.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert, solange wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Dies ergibt sich durch rechtliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die unter anderem im Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung geregelt sind. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Alternativ können personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können. Dann sind gesetzliche Verjährungsfristen von drei oder bis zu dreißig Jahren möglich.

Übermitteln wir Daten in Drittländer?

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an ein Drittland übermittelt. Unter Drittstaaten fallen alle Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR.

Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Wir nutzen keine automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechte der Betroffenen

Nachfolgend erläutern wir Ihre Rechte, die Sie als Betroffener einer Verarbeitung von personenbezogenen Daten haben. Diese können Sie natürlich jederzeit und unentgeltlich gegenüber uns oder einem eventuell bestellten Datenschutzbeauftragten geltend machen.

Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO) und Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Die Auskunft umfasst neben dem Zweck der Verarbeitung, die Herkunft der personenbezogenen Daten sowie mögliche Empfänger. Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen zu verlangen:

wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen gespeichert haben bestreiten und zwar für einen Zeitraum, der es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, aber Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen – Ihre oder unsere.

Wurde die Verarbeitung durch Sie eingeschränkt, so dürfen Ihre personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Einwilligung von Ihnen oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Die Daten können direkt von uns zu einem anderem Verantwortlichen übermittelt werden, sofern dies technisch machbar ist.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e oder f erfolgen, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten von Ihnen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Sollten Sie der Direktwerbung widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zweck der Direktwerbung verwendet.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 13 Abs. 2 lit. c DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per Post oder E-Mail an uns.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO)

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Sie können dieses Recht bei jeder Aufsichtsbehörde einreichen, unabhängig von bestehenden Zuständigkeitsregeln.

Eine Liste aller deutschen Aufsichtsbehörden finden Sie auf folgender Internetseite:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Freiwilligkeit der Datenübermittlung (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO)

Im Rahmen der Geschäftsbeziehung müssen nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten wird in der Regel der Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages abgelehnt werden müssen oder ein bestehender Vertrag kann nicht mehr durchgeführt und muss ggf. beendet werden.

Datenschutzrechtliche Information für Beschäftigte_Rev00.pdf